Ben Tiggelaar on stage, met presentator/hoofdredacteur De Ondernemer, Robert van den Ham.
De locatiekeuze is geen toeval: het MeWe-kantoorconcept van Mercedes-Benz is slimmer werken in de praktijk. Bijvoorbeeld met uiteenlopende flexibele ruimtes bedoeld voor specifieke taken: van geconcentreerd werken aan een offerte tot sparren met een collega en vergaderingen met grote gezelschappen. De vaste pc’s zijn de deur uit, alle medewerkers hebben een laptop en smartphone van de zaak waarmee ze flexibel kunnen werken. Resultaat: hogere productiviteit, effectievere communicatie en meer flexibiliteit, aldus Corporate Communications Specialist Robert Bakker.
Drie trends
Maar waar ligt de urgentie van slimmer werken? Marketingdirecteur B2B Martijn van Lieshout van Vodafone Business schetst drie trends waarmee je als ondernemer te maken krijgt.
- Vergaande digitalisering: ,,Bedrijven moeten digitaal transformeren om relevant te blijven voor hun klanten. De klant die Netflix gebruikt op zijn smartphone, verwacht dat jouw bedrijf ook een goede mobiele website biedt.”
- Slim gebruik van data: ,,Data kan nieuwe inzichten bieden en leiden tot nieuwe bedrijfsmodellen. Ajax gebruikt data om zijn belangrijkste bedrijfsmiddel – de spelers – optimaal in te zetten. Retailers kunnen bijvoorbeeld data gebruiken om na te gaan wat de beste plek is om hun nieuwe winkel te openen.”
- Werknemers centraal: ,,Om in de krappe arbeidsmarkt talent aan te trekken en aan je te binden is het belangrijk dat je werknemers een goede werk privé-balans biedt en digitaal ondersteunt. Bijvoorbeeld met vast-mobiel integratie, waarbij vaste telefoontjes binnenkomen op de smartphone. En geen fysieke telefooncentrale in de kast, maar een virtuele telefooncentrale in de cloud, waarbij je je geen zorgen over storingen hoeft te maken.”
Ben Tiggelaar
Slimmer werken gaat echter niet alleen over technologie, maar ook en vooral over mensen, aldus schrijver, spreker en gedragswetenschapper Ben Tiggelaar. ,,Slechts 25 procent van het succes van innovaties wordt bepaald door investeringen in technologie. De overige 75 procent wordt bepaald door menselijke factoren, zoals leiderschap en verandermanagement. Je kunt fantastische dingen verzinnen, maar je mensen gaan het niet uit zichzelf gebruiken.”
In een wervelende presentatie gaat Tiggelaar in op de vraag hoe je creativiteit en innovatie stimuleert, met voorbeelden van bedrijven die hier in uitblinken. Het begint met het vinden en binden van talent aan je bedrijf. Sluit daarbij aan op de drie basisbehoeften volgens de Self Determination Theory, adviseert de gedragswetenschapper:
- Autonomy: ,,Mensen willen zelf kunnen sturen, bijvoorbeeld met de indeling van hun werkzaamheden. Zorg dat de autonomie-kloof tussen werk en privé niet te groot wordt. Draait een nieuwe film in de bios? Dan kunnen je medewerkers via WhatsApp hun vrienden meevragen en in een handomdraai online de tickets boeken. Werken ze de volgende dag bij jouw bedrijf met een trage computer en hebben ze het idee dat hun initiatieven niet van de grond komen? Dan moet je als ondernemer gaan nadenken.”
- Relatedness: ,,Medewerkers willen erbij horen. Goede relaties, bijvoorbeeld met collega’s, maken je medewerkers gelukkiger en dus productiever. Google deed ruim drie jaar onderzoek naar wat hun teams productief maakt. De belangrijkste factor: psychologische veiligheid. Medewerkers moeten zich in je team sociaal gemakkelijk genoeg voelen om ook ‘domme vragen’ te durven stellen. Zoals: ik snap het niet, kun je het nog eens uitleggen? Maar ze moeten ook het vertrouwen hebben om ideeën in de groep te gooien die nog niet 100 procent goed zijn. Vertrouwen versnelt leren en creativiteit.”
- Competence: ,,Je medewerkers willen het gevoel hebben een gevoel van meesterschap hebben tijdens hun werk. Snappen waar ze mee bezig zijn.”
Vijf tools
Tiggelaar geeft vijf tools die je als ondernemer in de praktijk kunt gebruiken om innovatie en creativiteit te stimuleren. Wat helpt nou echt?
- ‘Reversed mentoring’. Tiggelaar vertelt dat hij een coach heeft aangenomen die gaat helpen met Instagram: zijn 14-jarige dochter. ,,Reversed mentoring betekent dat jongeren, oudere mensen coachen. Test het in de praktijk: je zult versteld staan hoeveel je van je jongste medewerker kan leren.”
- Kijk eerst waarmee je gaat stoppen voordat je met iets nieuws begint. ,,Doe nieuwe initiatieven er niet ‘bij’. Stoppen creëert ruimte voor nieuwe dingen. Het is eng en spannend, maar opent nieuwe deuren.”
- Experimenten: probeer een paar keer per jaar iets uit. ,,Een andere manier van een vergadering leiden of klant overtuigen. Ga bij jezelf na: wat kom je tegen in gesprekken met klanten of medewerkers, dat het uitproberen waard is?”
- Faciliteer progressie. ,,Dat is de beste manier om mensen dag-in-dag-uit te motiveren. Help ze stappen zetten in de richting van een betekenisvol doel, volgens ‘The Progress Principle’ van hoogleraar Teresa Amabile van de Harvard Business School.”
- Last but not least: maak er een proces van. ,,Werk je zoals ik samen met freelancers? Ga periodiek op een vast tijdstip samen brainstormen. Bij wijze van spreken ’s avonds met pizza’s en een kratje bier. Dat hoeft niet duur te zijn. Zo versterk je het clubgevoel en ontstaan nieuwe ideeën.”
Besteed 10 procent van je tijd aan gekke nieuwe dingen, geeft Tiggelaar nog mee. ,,Daarmee werk je aan de zaak in plaats van in de zaak. Shell heeft bijvoorbeeld de New Energy Challenge georganiseerd, een prijs voor bedrijven die vooroplopen in de energietransitie. Zo hebben ze voor zichzelf slim georganiseerd dat ze goede ideeën binnenhalen, waar Shell als bedrijf ook zelf wat aan heeft. Zoiets kun je naar het voorbeeld van Shell ook organiseren.”
Lessen voor ondernemers
Wat ondernemers van het Smarter Working Event meenemen? Algemeen directeur Heske Groenendaal van Metaglas uit Tiel ziet bevestigd dat ze op de goede weg is. ,,We zijn altijd aan het experimenteren. We doen dagelijks stand-ups waarin medewerkers hun ideeën kunnen inbrengen. ‘Rebels’ is één van onze kernwaarden.” Maar de ondernemer ziet ook uitdagingen. ,,De buitendienst werkt nog altijd veel met papier. Dat kan efficiënter in de cloud. We willen een digitale slag maken in de montage.”
Arnoud van den Boogaart van accountantskantoor Visser & Visser Diensten ziet aanknopingspunten bij Mercedes-Benz voor de nieuwe kantoorinrichting van het bedrijf in Oud Beijerland. ,,We werken nog aan bureaus met 46 ordners, een groot scherm en vaste computer. Dat kan veel kleiner en efficiënter, zagen we vandaag bij Mercedes-Benz.” Maar het meest ‘getriggerd’ werd hij door het voorbeeld van Ben Tiggelaar rond reversed mentoring. ,,Ik heb ook een dochter die op de middelbare school zit. Ze praat de hele dag Engels en werkt in Google Docs via de cloud. Digitalisering wekt weleens weerstand op bij de oudere partners op ons kantoor. De lessen van mijn dochter zouden kunnen werken.”
